Информационные системы электронного архива влияют на продуктивность работы сотрудников, работающих с документами, за счет сокращения времени, необходимого для обработки новых входящих и поиска уже хранящихся в архиве документов. Кроме того, автоматизация электронного архива помогает сотрудникам компании самостоятельно и оперативно знакомиться с корпоративной информацией на рабочем месте в электронном виде. Другое преимущество системы электронного архива документов – функция разграничения прав доступа персонала к разным группам документов.

Digital Design разрабатывает и внедряет системы электронного документооборота и автоматизированные системы электронных архивов с 1992 года. Имеет опыт создания решений для обработки как первичной документации в ритейле, так и консолидированных информационных баз данных предприятий космической отрасли.

Задачи
Разработанная нами автоматизированная система электронного архива решает организационные и управленческие задачи: делает хранение упорядоченным и структурированным, управление документами прозрачным и понятным, а работу сотрудников оперативной и эффективной.

Организация единого корпоративного хранилища
Единый интерфейс доступа всем сотрудникам географически распределенных организаций
Поддержка развитых бизнес-процессов обработки документов
Хранение как электронных документов, так и отсканированных копий бумажных документов
Преимущества решения
Использование в качестве единого хранилища документов для внешних корпоративных систем.
Хранение и обработка миллионов документов.
Поддержка WorkFlow любой сложности.
Потоковый ввод документов и штрихкодирование.
Интеграция с системами распознавания документов.
Развитая система информационной безопасности.
Интеграционные интерфейсы, API, SDK.
Распределенная архитектура хранилища.
Надежное хранение документов в защищенном хранилище с разделением прав доступа.
Свободный доступ пользователей через различные интерфейсы – десктоп-клиент, веб-клиент и мобильные приложения.
Массовые операции над выборками документов.
Интеграция архива документов с любыми корпоративными информационными системами.
Виды электронных архивов
Электронный архив документов используется компаниями из разных отраслей. Digital Design разрабатывает и внедряет системы архивного документооборота и электронного архива с учетом бизнес-процессов компании и задач, которые выполняет корпоративная информация.

Технический архив
Надежное хранение и мгновенный доступ к технической документации
Финансовый архив
Конфиденциальность и оперативное управление финансовыми документами в собственном хранилище
Делопроизводственный архив
Эффективное комплектование, хранение и использование всех документов предприятия
Кадровый архив
Хранение кадровой документации в едином архиве согласно требованиям законодательства

Базовые функциональные возможности
Совместное хранение в архиве как электронных, так и отсканированных документов.
Настраиваемая древовидная структура папок для хранения документов.
Хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами.
Конструкторы карточек документов, состояний документов и ролевой модели доступы.
Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов, одного или нескольких.
Поддержка версионности документов.
Любой размер загружаемых файлов (с возможностью установки ограничения в случае необходимости).
Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника и быстрый поиск по ним).
Назначение односторонних и двусторонних настраиваемых смысловых связей-ссылок между документами.
Ограничение доступа пользователей к документам в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями.
Средства поиска и формирования выборок документов по любому сочетанию атрибутов регистрационных карточек.
Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов.
URL-адресация карточек документов.
Интеграция с корпоративными информационными системами организации посредством стандартных шлюзов или API.